Vereinsarbeit

Die folgenden Beiträge hatten wir bereits an anderer Stelle bekannt gemacht und stellen sie hier noch einmal gesammelt für euch bereit:

Stand: 13.09.2021

1. Aktive Leute braucht jeder Verein
2. Nur Mittel für den richtigen Zweck
3. Alle reden vom Vorstand. - Wer ist das eigentlich?

4. Ordentliche und unordentliche Mitglieder?

5. Wer wird eigentlich wie gewählt?

16.07.2024/13.09.21/04.04.20/29.01.17_Alle drei Jahre werden alle Funktionsträger unseres Vereins neu gewählt. Nicht alle Mitglieder stellen sich dann wieder zur Wahl. Es werden also aktive Leute gesucht, die sich ehrenamtlich über den eigenen Garten hinaus für unseren Verein engagieren wollen. Damit stehen wir nicht allein. In der 2017-Februar-Ausgabe des Gartenfreundes war "Werden Sie Vorstand!" der Leitartikel. Auf Seite 16 wird das Thema nochmal aufgegriffen:

... Viele Verbände und Vereine machen sich Sorgen. Sie befürchten, dass zu wenige Mitglieder bereit sind, ein Ehrenamt im Vorstand zu übernehmen. Der Verein wäre dadurch auf Dauer nicht mehr handlungsfähig. Diese Sorgen muss man ernst nehmen. Sie zu verdrängen, wäre falsch. Wer bis zum letzten Moment wartet, um die Nachfolge zu regeln, setzt sich damit unweigerlich unter Zugzwang ...
Bitte weiter lesen im Gartenfreund 02/2017 auf Seite 16.

Also - wer ist bereit, aktiv in unserem Verein mitzuwirken? Es muss ja nicht gleich eine Position im Vorstand sein, aber ...

Wir werden dieses Thema immer wieder aufgreifen bzw. aktualisieren. Wer sich jetzt schon angesprochen fühlt, kann  sich - ganz unverbindlich - bei der Vereinsführung informieren. Das ist am einfachsten zu den Sprechhzeiten möglich.

13.09.2021/25.02.2017_Die (offizielle) Grundlage für unseren Verein ist unsere Satzung. Seit 2013 sind wir ein eingetragener Verein. Dazu hatten wir im Vorfeld unsere Satzung grundlegend überarbeitet.

Im Punkt 1 unserer Satzung ist der Name unseres Vereins festgelegt.

Neben unserem Namen und unserem Sitz (Berlin) ist im Punkt 1 auch das Geschäftsjahr festgelegt. Das ist der Zeitraum, über den wir regelmäßig unsere Ein- und Ausgaben darstellen. Unser Geschäftsjahr ist identisch mit dem Kalenderjahr. Zum Ende des Geschäftsjahres werden auch die Jahresrechnungen für das Folgejahr verschickt. Damit dafür alle Positionen zum Jahresende zusammen getragen werden können, ist der Zeitraum für die Gemeinschaftsarbeiten abweichend festgelegt (01.12. des Vorjahres bis zum 30.11. des jeweiligen Geschäftsjahres).

Der Zweck unseres Vereins ist im zweiten Punkt geregelt.

Hier ist auch die Verwendung der Mittel (z. B. Geld des Vereins) festgelegt. Sie können nur für die dort genannten Zwecke eingesetzt werden. Jedes Vereinsmitglied sollte die Zwecke seines Vereins kennen und unterstützen. Damit fällt es dann eigentlich gar nicht mehr schwer, sich nach seinen Möglichkeiten für unseren Verein und damit unsere Gemeinschaft einzusetzen.

16.07.2024/13.09.21/12.03.17_Wir haben eine Vereinsführung und eine Vereinsleitung. Das Bestimmende in unserem Verein sind Beschlüsse der Mitgliederversammlungen. Und was ist mit dem Vorstand?

Der Reihe nach:

Wir sind ein eingetragener Verein. In einem e.V. vertritt der Vorstand den Verein in allen Dingen nach außen. So auch in rechtlichen Dingen. Nur der Vorstand kann wirksame Verträge für den Verein abschließen. Über unsere Vereins-Satzung ist geregelt, dass dies immer zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam tun. Außenstehende können „rechtswirksam“ nur über unseren Vorstand (jedes Vorstandsmitglied) mit uns Kontakt aufnehmen.

Bei der Formulierung unserer Satzung sind wir deshalb einer Empfehlung gefolgt. Wir haben den Vorstand nur auf wenige Mitglieder begrenzt. Das sind die oder der

• 1. Vorsitzende(r),
• 2. Vorsitzende(r),
• Kassierer(in) und
• Schriftführer(in).

Wer aktuell zum Vorstand gehört, könnt Ihr im Impressum dieser Webseite nachsehen.

Unsere Vereinsführung erledigt die laufenden Geschäfte unseres Vereins. Alle Aufgaben die über unsere Satzung nicht anderen Funktionsträgern zugewiesen sind, sind Aufgaben der Vereinsführung. Nach unserer Satzung gibt es keine Vorstandssitzungen, dies sind immer Sitzungen der Vereinsführung.

Unsere Vereinsfürung besteht aus

• dem Vostand
• (bis zu) drei Beisitzer*innen.

Erweitert um die folgenden Funktionsträger wird aus der Vereinsführung unsere Vereinsleitung:

• Jugendwart(in)
• Ein bis drei Gartenfachberater(in)
• Zwei bis fünf Vertrauensleute

Die Vereinsleitung kann man mit dem vergleichen, was früher mit dem Erweiterten Vorstand bezeichnet wurde. Die Vereinsleitung trifft sich in eigenen Sitzungen. Bei uns ist das in der Regel einmal im Jahr im November.

Über die Vereinsleitung hinaus gibt es nach unserer Satzung mindestens noch diese "sonstigen Funktionsträger":

• Delegierte unseres Vereins im Bezirksverband sowie deren Vertretung und
• zwei Kassenprüfer(innen)

Alle Funktionsträger werden von der Mitgliederversammlung für drei Jahre gewählt. Ihre Aufgaben ergeben sich als erstes aus der Satzung. Darüber hinaus hat die Vereinsführung eine Geschäftsordnung festzulegen. Darin werden die Zuständigkeiten unter den Mitgliedern der Vereinsleitung aufgeteilt. Unsere derzeitige Geschäftsordnung enthält darüber hinaus auch Festlegungen zu den Aufgaben von Kommissionen/Arbeitsgruppen und weiteren Funktionen. In diesem Fall für den

• Veranstaltungsausschuss
• Wasserwart(in) und
• Stromwart(in)

Diese werden nicht gewählt, sondern von der Vereinsleitung berufen.

Ausschließlich ordentliche Mitglieder sind auf den Mitgliederversammlungen stimm- und wahlberechtigt. Fördernde Mitglieder haben ein Rederecht.

13.09.2021/07.06.2017_Zur Eintragung unseres Vereins beim Amtsgericht hatten wir unsere Satzung überarbeitet/neu erstellt. Dabei haben wir versucht folgende Anforderungen weiterhin zu berücksichtigen:

• 1 Stimme pro Garten – das ordentliche Mitglied.
  Egal ob ein oder zwei Unterpächter einen Kleingarten bewirtschaften, jeder Kleingarten soll als gleichberechtigtes Mitglied in unseren Mitgliederversammlungen vertreten sein. Deshalb gibt es für einen Unterpächter je Kleingarten die ordentliche Mitgliedschaft. In der Regel ist dies der erstgenannte Unterpächter im Unterpachtvertrag. Auf Wunsch kann dies problemlos auf den zweitgenannten Unterpächter geändert werden.

• Mitwirken als förderndes Mitglied.
  Viele Leistungen unseres Vereins waren in der Vergangenheit nicht ohne die Mitwirkung der Lebenspartner möglich. Dies wird sicher auch in Zukunft so sein. Deshalb haben wir die Möglichkeit einer fördernden Mitgliedschaft für eine weitere Person, die mit dem ordentlichen Mitglied den Kleingarten bewirtschaftet, vorgesehen. In der Regel wird dies der zweite Unterpächter sein.

Was unterscheidet „ordentliche“ und „fördernde“ Mitglieder?

• Ordentliche Mitglieder:
  Grundsätzlich sind nur ordentliche Mitglieder auf den Mitgliederversammlungen stimmberechtigt. Sie können sich aber bei Abwesenheit durch das fördernde Mitglied, mit dem sie gemeinsam den Kleingarten bewirtschaften, vertreten lassen.
  Ordentliche Mitglieder können in alle Funktionen unseres Vereins gewählt werden.
• Fördernde Mitglieder:
  Sie haben grundsätzlich kein Stimmrecht. Können aber durch ihr Mitwirken das Vereinsleben und durch ihre Redebeiträge das Ergebnis der Mitgliederversammlungen beeinflussen. Sofern Ihnen das Stimmrecht übertragen wurde, können sie bei Abwesenheit des ordentlichen Mitglieds auf den Mitgliederversammlungen abstimmen.
  Fördernde Mitglieder können nicht in eine Funktion des Vorstands (1. oder 2. Vorsitzender, Kassierer, Schriftführer) sowie als Delegierte und Kassenprüfer gewählt werden.
  Ein förderndes Mitglied unseres Vereins kann man auch werden, wenn man keinen Kleingarten in unserer Kleingartenanlage bewirtschaftet.

Was unterscheidet sie noch?

• Der Vereinsbeitrag:
  Nur ordentliche Mitglieder zahlen den Vereinsbeitrag sowie Sonderbeiträge für Veranstaltungen und Umlagen. Darin sind bereits alle Zahlungen für ein förderndes Mitglied zum gleichen Kleingarten enthalten.
  Für fördernde Mitglieder ohne Kleingarten wird der Vereinsbeitrag individuell festgelegt.
  
  

Zusammengefasst:

• Das ordentliche Mitglied ist in der Regel der erstgenannte Unterpächter im Unterpachtvertrag.
• Als förderndes Mitglied kann der zweitgenannte Unterpächter oder eine andere Person, die den Kleingarten mit bewirtschaftet, in unserem Verein mitwirken.
• Auch Personen ohne Kleingarten können fördernde Mitglieder sein/werden.
• Nur ordentliche Mitglieder sind stimmberechtigt und können in alle Funktionen unseres Vereins gewählt werden.
• Das Stimmrecht kann an das fördernde Mitglied des Kleingartens bei Abwesenheit weiter gegeben werden.
• Die Unterpächter des Kleingartens können ihre Mitgliedschaft tauschen.  

und

• Alle Mitglieder erkennen unsere Satzung an!
  Unsere Satzung und Vereinsordnung ist hier zu finden: Zur Satzung

14.03.2024/13.09.21/17.04.21/10.09.17_Auf der Jahreshauptversammlung werden alle drei Jahre alle Funktionsträger unserer Vereinsleitung, die Delegierten und ihre Vertreter sowie die Kassenprüfer neu gewählt. Die Vereinsleitung umfasst die Vereinsführung samt Jugendwart(in), bis zu drei Gartenfachberater(innen) sowie zwei bis fünf Vertrauensleute zu den örtlichen Abschnitten unser Kleingartenanlage (Abschnittsleiter). Der Vorstand (1. Vorsitzender, 2. Vorsitzender, Kassierer und Schriftführer) und bis zu drei Beisitzer bilden die Vereinsführung.

Gewählt werden also:

Die Vereinsleitung

  |--   Vereinsführung
  |       |--   1. Vorsitzende(r)  (muss ein ordentliches Mitglied sein)
  |       |--   2. Vorsitzende(r)  (muss ein ordentliches Mitglied sein)
  |       |--   Schriftführer(in)    (muss ein ordentliches Mitglied sein)
  |       |--   Kassierer(in)        (muss ein ordentliches Mitglied sein)

  |       `--   Bis zu drei Beisitzer*innen

  |--   Jungendwart(in)
  |--   Ein bis drei Gartenfachberater(innen)
  `--   Zwei bis fünf Vertrauensleute (Abschnittsleiter)

Zwei Delegierte und ihre Vertreter*innen   (müssen ordentliche Mitglieder sein)
Zwei Kassenprüfer*innen          (müssen ordentliche Mitglieder sein)

Nicht gewählt werden die Mitglieder des Veranstaltungsausschusses, der oder die Wasser- und Stromwart(in) sowie alle anderen Arbeitskreise/Kommissionen. Sie werden vorgeschlagen und von der Vereinsleitung berufen.

Für welchen Zeitraum werden die Mitglieder gewählt?

Alle Funktionsträger werden für die Dauer der nächsten drei Jahre gewählt.

Wer kann wählen?
Wer gewählt wird, dass entscheiden mehrheitlich die Mitglieder, die auf der JHV anwesend und stimmberechtigt sind. Natürlich können nur Mitglieder gewählt werden, die auch kandidieren. Als Kandidaten für eine Funktion im Vorstand (1. und 2. Vorsitzender, Schriftführer und Kassierer) sowie zum Delegierten oder Kassenprüfer stehen nur ordentliche Mitglieder zur Auswahl. In alle übrigen Funktionen können auch fördernde Mitglieder gewählt werden. 

Wie wird gewählt?

Alle Funktionsträger werden einzeln gewählt.
Die Wahl kann in verdeckt (schriftlich) oder offen (Handzeichen) erfolgen. Die Art wird von der Versammlungsleitung festgelegt. Die Wahl muss jedoch schriftlich durchgeführt werden, wenn mindestens ein Viertel der anwesenden, stimmberechtigten Mitglieder dies verlangt.

Im ersten und zweiten Wahlgang benötigten die Kandidaten die absolute Mehrheit der anwesenden, stimmberechtigten Mitglieder. Bei 80 Anwesenden wären das 41 Stimmen. Erreicht auch im zweiten Wahlgang kein Kandidat die absolute Mehrheit, genügt im dritten Wahlgang die relative Mehrheit. Gewählt ist dann das Mitglied mit den meisten Stimmen. Bei Stimmengleichheit entscheidet das Los zwischen den kandidierenden Mitgliedern mit den meisten Stimmen.

Welche Aufgaben übernehme ich, wenn ich mich wählen lasse?

Bevor wir zu den Aufgaben kommen - hilfreich ist in jedem Fall die Bereitschaft sich auch mit Themen zu befassen, die unser Vereinsleben und damit den Zweck unseres Vereins fördern. Und dabei ist schnell sie angerechnete Stundenzahl (Gemeinschaftsarbeit: 10 Stunden, 5 Stunden für Delegierte und Kassenprüfer) erschöpft und auch die pauschale Aufwandsentschädigung aufgebraucht.

Es handelt sich um Ehrenämter!

Wie in der Satzung festgelegt, hat die Vereinsführung eine Geschäftsordnung beschlossen, die die Aufgaben unter den Mitgliedern Vereinsleitung aufteilt und auch die Aufgaben des Veranstaltungsausschusses, des/der Strom- und Wasserwart(in) beschreibt. Diese Aufteilung ist nicht auf alle Zeiten festgeschrieben, sondern kann von der nächsten Vereinsführung nach Ihren Erfordernissen angepasst werden.

Die wesentlichen Aufgaben der verschiedenen Funktionen verkürzt zusammengefasst sind danach:

1. Vorsitzender

Ist Mitglied des Vorstands und damit der Vereinsführung. Sie/er repräsentiert unseren Verein nach außen und leitet in der Regel die Versammlungen. Daneben sind die Arbeiten Rund um die Verwaltung der Pachtverträge (Pächterwechsel etc.) die Hauptaufgabe.

2. Vorsitzender

Ist Mitglied des Vorstands und damit der Vereinsführung. Sie/er repräsentiert unseren Verein nach außen und vertritt den 1. Vorsitzenden. Daneben sind die Organisation der Gemeinschaftsarbeiten und Auskünfte/Regelungen zu den Bau- und Baumschutzverordnungen Hauptaufgaben.

Schriftführer

Ist Mitglied des Vorstands und damit der Vereinsführung. Sie/er repräsentiert unseren Verein nach außen fertigt die Protokolle der Versammlungen an. Sie/er organisiert den Schriftwechsel und dessen Ablage, pflegt die Chronik und unsere Webseite. Führt die Mitgliederliste.

Kassierer

Ist Mitglied des Vorstands und damit der Vereinsführung. Sie/er repräsentiert unseren Verein nach außen, verwaltet unsere Kasse, führt dazu das Kassenbuch, erstellt unsere Steuererklärung und versorgt unseren Kantinenbetrieb.

Bis zu drei Beisitzer

Sie sind ebenfalls Mitglieder der Vereinsführung und unterstützen den Vorstand zu wechselnden Aufgaben

Jungendwart(in)

Ist Mitglied der Vereinsleitung und betreut die Jugendlichen in unserem Verein (Lagerfeuer).

Gartenfachberater(innen)

Sind Mitglieder der Vereinsleitung und geben Hilfestellung zu Anbau und Pflege bezüglich der kleingärtnerischen Nutzung.

 Zwei bis fünf Vertrauensleute

Sie sind Mitglieder der Vereinsleitung und vertreten und betreuen einen örtlichen Abschnitt unserer Kleingartenanlage. Sie sind das Bindeglied zwischen der Vereinsführung und den Mitgliedern in den zugeordneten örtlichen Abschnitten. Sie sind für alle Fragen der Mitglieder der erste kurze Weg und nennen bei Bedarf weitere Kontakte. Sie kümmern sich um neue Mitglieder, damit diese sich möglichst schnell und leicht in unsere Gemeinschaft einfinden können. Sie unterstützen den 2. Vorsitzenden bei der Durchführung der Gemeinschaftsarbeiten. Bei Ihnen sind auch die gelben Laubsäcke erhältlich (Ausnahme bzgl. der laubsäcke ist hierbei zzt. der Abschitt "An der Schäferei").

Delegierte

Vertreten unsere Interessen auf der Delegiertenversammlung des Bezirksverbands

Kassenprüfer

Prüfen mindestens einmal im Jahr (zur Jahreshauptversammlung) die Kassenführung und das Kassenbuch und berichten den Mitgliedern. Sie geben Hinweise zu Verbesserungen und den Mitgliedern bei Nichtbeanstandung der Buchführung eine Empfehlung zur Entlastung des Kassierers und der Vereinsleitung für den geprüften Zeitraum.